OPTIMALISASI PELAYANAN SIM DITINGKAT KOD GUNA MENCAPAI STANDAR PELAYANAN PRIMA ISO 9001 – 2000 DALAM RANGKA MENINGKATKAN CITRA POLISI LALULINTAS
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Pada hakekatnya fungsi setiap Polisi dimanapun didunia ini sebenarnya ada tiga yaitu, legalitas, keadilan dan ketertiban. Kepolisian tidak boleh bertindak sewenang-wenang apalagi anti demokrasi, karena mereka dituntut untuk tanggap terhadap pendapat umum dan turut bertanggungjawab dalam mewujudkan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang demokratis. Namun disayangkan semangat perubahan menjadi lebih baik dari Polri sebagai institusi belum dibuktikan dengan tindakan konkrit dan konsekuen.Sebagai institusi penegak hukum, pelindung, pengayom dan pelayan masyarakat, instansi dan aparat kepolisian justru sering menampilkan citra buruk di masyarakat. Sehingga masyarakat cenderung apriori.
Fakta kinerja dan sistem kerja dalam tubuh kepolisian yang masih bersifat hirarkis dan otoriter, konsepsi mengenai loyalitas yang sempit dimana laporan terhadap atasan bersifat “ABS” (Asal Bapak Senang), serta penolakan terhadap nilai-nilai demokrasi (kritik dianggap pembangkangan), masih kuat dalam tubuh kepolisian. Dengan melihat struktur birokrasi dan kultur Polri, pemahaman mengenai penyimpangan kinerja maupun korupsi ditubuh Polri sebagai lembaga pelayanan publik dapat dilihat secara konprehensif. Pola dan perilaku korupsi dalam tubuh kepolisian dapat dianalisa dari proses pelayanan kinerja Polri dalam penyediaan surat-surat penting yang dibutuhkan masyarakat antara lain STNK, SIM dan pelayanan masyarakat (yanmas).
SIM dibuat atau diterbitkan sebagai upaya kepolisian untuk mengatur lalulintas di jalan raya. Dengan melakukan “seleksi” terhadap kepemilikan SIM, diharapkan pengguna kendaraan memiliki kemampuan dan pemahaman yang cukup sehingga tidak membahayakan orang lain ketika mengemudi. Kepentingan masyarakat untuk berkendara dan kewajiban kepolisian untuk menjaga ketertiban, membuat polisi harus menyediakan sebuah mekanisme pelayanan bagi masyarakat yang memerlukan SIM.
Pada tingkat KOD pelayanan SIM dilaksanakan di SATPAS SIM dimana aktivitas pelayanan mengalami pasang surut terhadap garis kerja yang ada. Pada waktu tertentu ketika diberlakukan aturan resmi efektivitas pelayanan pembuatan SIM berjalan sesuai aturan, diwaktu lain pada saat tidak ada kebijakan ketat memberlakukan aturan resmi, proses pelayanan berjalan semrawut dan kental dengan praktek per-calo-an.
Dalam Media Indonesia, 15 November 2005, terungkap adanya aktivitas calo dalam pembuatan SIM. Harga pembuatan SIM melambung jauh dari harga resmi. Sarman, 40 tahun, seorang pemohon SIM asal Jakarta Timur, mengaku membayar Rp 400 ribu untuk pembuatan SIM C miliknya dan SIM B-1 milik rekannya. Hal ini sangat berbeda dengan harga resmi sesuai aturan yang ada. Dalam Kompas, 13 April 2004, yang terjadi di Propinsi Sumatera Utara. Biaya pengurusan SIM di SATPAS SIM lingkungan Polda Sumut “mencekik leher”. Secara administratif, seharusnya biaya hanya Rp 52.500 per lembar SIM A atau B, kenyataannya mencapai Rp 170.000 sampai Rp 300.000. Hal itu bia terjadi karena ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan di luar ketentuan oleh pengurus SIM. Misalnya, “biaya komando” Rp 75.000, Kasat Lantas Rp 50.000, uang pendaftaran Rp 10.000, uang buku petunjuk Rp 10.000, biaya praktik Rp 10.000, uang tes psikologi Rp 5.000, uang tebus psikologi Rp 25.000, uang gesek nomor rangka kendaraan Rp 10.000 dan asuransi Rp 5.000. Pernyataan tersebut dikemukakan pengemudi dan pengusaha angkutan dari Medan dan Binjai yang tergabung dalam Himpunan Profesi pengemudi Indonesia (HPPI), Family Group, CV Pembangunan Semesta dan Yayasan Orang Tua Indonesia. Menurut wakil organisasi profesi tersebut, membengkakknya biaya pengurusan karena adanya permainan sindikasi antara pihak ketiga dengan oknum-oknum jajaran Polda Sumut. Hal ini diperkuat oleh Ketua dan Wakil ketua Komisi IV DPRD. Beragamnya kasus penyimpangan aktivitas pelayanan pembuatan SIM di berbagai daerah tersebut menununjukkan bahwa penyimpangan pembuatan SIM dalam tubuh kepolisian sudah sangat kronis dan sistematis. Disisi lain masyarakat pada umumnya tidak tahu informasi sesungguhnya berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk pembuatan SIM. Penyebab ketidaktahuan ini adalah :masyarakat memang tidak tahu ketentuan pembuatan SIM, atau masyarakat tahu tetapi pada berdaya, tidak memiliki keberanian untuk mempertanyakan. Fatalnya ketidaktahuan ini dimanfaatkan oleh pihak kepolisian sebagai pemegang otoritas dalam pelayanan pembuatan SIM untuk berkecenderungan memaksimalkan keuntungan.
2. Permasalahan
Dari latar belakang tersebut, permasalahan yang ada adalah : Bagaimana optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD guna mencapai standar pelayanan ISO 9001 – 2000 dalam rangka meningkatkan citra Polri?
3. Persoalan
a. Bagaimana proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD?
b. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000?
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000?
d. Bagaimana upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal?
4. Maksud dan tujuan
a. Maksud
Penulisan naskah karya kelompok ini adalah untuk memenuhi salah satu program pendidikan di Sekolah Staf dan Pimpinan Polri Pendidikan Reguler ke-47 Tahun Pendidikan 2008.
b. Tujuan
Penulisan ini diharapkan dapat mempunyai kegunaan baik secara praktis maupun teoritis yaitu:
1) Secara teoritis tulisn ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dalam mewujudkan pelayanan public secara prima dan tulisan ini juga diharapkan dapat menjadi salah satu bagi pimpinan Polri dalamupaya peningkatan pelayanan bagi masyarakat terhadap registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
2) Secara praktis penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pemberi jasa layanan public di SATPAS SIM KOD. Selain itu, penulisan ini dapat digunakan sebagai salah satu bahan dan gambaran menyangkut faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk keberhasilan didalam praktek penyelenggaraan mutu pelayanan sebagai bagian dari pelayanan publik.
5. Metode dan pendekatan
a. Metode
Metode yang digunakan pada penulisan ini adalah deskriptif empirik analisis yaitu melalui pengumpulan data melalui kajian Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku, dokumen-dokumen dan artikel lain yang mempunyai hubungan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam optimalisasi pelayanan SIM di SATPAS-SATPAS KOD.
b. Pendekatan
Pendekatan manajemen secara sistematis yang penulis gunakan dalam membahas permasalahan dan persoalan tersebut diatas adalah menggunakan pendekatan kerangka acuan penyelenggaraan pelayanan publik di SATPAS SIM KOD serta fungsi dan peranan kewenangan polri dalam registrasi dan identifikasi bkendaraan bermotor.
6. Tata urut (Sistematika)
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Pembahasan
Bab III : Penutup
7. Pengertian
ISO 9001:2000 adalah inisial badan dunia International for Standarization yang berkedudukan di Jenewa Swiss dan ISO 9001:2000 adalah suatu standar persyaratan system manajemen mutu yang diterbitkan oleh badan dunia ISO.
SATPAS SIM KOD merupakan kepanjangan dari Satuan petugas Administrasi Surat Izin Mengemudi yang berkedudukan di tingkat KOD.
Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak sipil setiap warga Negara dan penduduk atas suatu barang/jasa dan atau pelayanan administrasi yang diselenggarakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Sehingga hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan kepada masyarakat merupakan perwujudan kewajiban aparatur Negara nomor : PER/20/M.PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD
Kondisi pelayanan SIM di SATPAS SIM tingkat KOD selama ini masih kurang sesuai dengan dengan standar pelayanan publik, yakni :
a. Tidak adanya standar waktu pelayanan, sehingga waktu penyelesaian proses pelayanan tidak jelas dan bervariasi.
b. Pelayanan yang belum dilaksanakan dengan prosedur yang sederhana, mudah, cepat dan tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan. Suasana pelayanan yang belum bias menciptakan suasana aman dan nyaman bagi para pemohon pembuatan dan perpanjangan SIM.
c. Belum adanya quality control yang jelas mengenai standar pelayanan, mekanisme prosedur pelayanan baku yang masih bergantung pada inovasi dan inisiatif Direktorat lalulintas.
d. proporsional dan professional anggota yang wajib melayani dirasakan sangat kurang, sehingga bisa memberikan pelayanan yang memuaskan para pemohon SIM.
e. Belum adanya petugas pemandu bagi para pemohon SIM yang belum jelas dengan prosedur pelayanan yang sebenarnya belum terpasang di SATPAS SIM KOD yang dapat dilihat oleh pemohon SIM dalam mengikuti tahapan dan persyaratan dalam proses layanan di salah satu loket pembayaran.
f. Prosedur dan banyaknya pelayanan pada loket-loket yang selama ini berjalan mengakibatkan mekanisme birokrasi yang cukup lama dan berbelit-belit. Bukan terciptanya perampingan loket pelayanan di SATPAS SIM KOD.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 – 2000.
Upaya peningkatan mutu pelayanan prima dalam rangka perwujudan ISO 9001 : 2000 di SATPAS SIM KOD dipengaruhi oleh kondisi lingkungan yang mempunyai hubungan klausal baik yang berasal dari internal maupun eksternal SATPAS SIM KOD dalam menjalankan fungsi registrasi dan identifikasi secara keseluruhan. Pengaruh tersebut dapat berupa kekuatan (strength) dan peluang (Opportunity) maupun kelamahan (weakness) dan kendala (threat), hal tersebut meliputi :
a. Internal
1) Kekuatan (Opportunity)
a) Kebijakan nasional yang termuat didalam peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/20/M. PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik telah menggariskan beberapa prinsip standar mutu pelayanan sektor publik (public service) yang mengharuskan penerapan standar mutu pelayanan bagi sektor publik.
b) Undang-undang nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia, mensyaratkan adanya fungsi lembaga kepolisian dibidang pelayanan yakni berwenang menyelenggarakan registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
c) Dukungan dari instansi-instansi yang mengharapkan terwujudnya pelayanan prima, misalnya Bank-bank untuk membantu kemudahan bagi pemohon SIM dengan penempatan loketnya di SATPAS KOD.
d) Kesepakatan dan kesepahaman (konsensus) antar stake holders yang berada di SATPAS SIM KOD untuk meningkatkan mutu pelayanan secara prima sesuai dengan standar pelayanan.
e) Semanagat dan etos kerja di ditiap SATPAS SIM KOD yang tinggi sehingga beban kerja yang ada dapat diselesaikan dengan baik dalam rangka menyikapi perkembangan dan situasi tuntutan masyarakat.
2) Kelemahan (weakness)
a) Kualitas dan kuantitas petugas SATPAS SIM ditingkat KOD yang masih kurang.
b) Penguasaan terhadap IT (Information technology) yang sangat terbatas yang dimiliki oleh petugas SATPAS SIM ditingkat KOD.
c) Budaya kooperatif dan inovatif petugas guna mewujudkan pelayanan prima.
d) Minimnya kualifikasi pendidikan petugas dan SATPAS SIM KOD, sehingga berimplikasi pada profesionalisme dan proporsionalisme.
e) Sistem dan metode yang belum memadai untuk mewujudkan pelayanan secara prima di SATPAS SIM KOD, sistem dan metode dimaksud meliputi :
1) ISO 9001-2000
2) Publik complain
3) FIFO (Firs In Firs Out)
4) Penyederhanaan birokrasi
5) online system
6) Banking
7) Timsus
b. Eksternal
Faktor-faktor eksternal yang mendukung bagi terlaksananya perbaikan system pelayanan sehingga terwujudnya pelayanan prima yakni :
1) Peluang (Opportunity)
a) Dukungan dari pemerintah daerah dalam mewujudkan pelayanan secara prima kepada masyarakat sebagai kewajiban penjabaran prinsip-prinsip good government and good governance.
b) Dukungan politik dari lembaga legislatif daerah maupun pusat agar terwujud pelayanan berdasarkan prinsip-prinsip pelayanan yang baik dan memberi rasa kepuasan bagi masyarakat.
c) Akuntabuilitas dan transparansi didalam pelayanan publik memberikan keleluasaan bagi masyarakat untuk mengkritisi dan mengetahui sistem pelayanan. Hal ini akan memberikan dorongan unit-unityang senantiasa menjaga citra pelayanannya.
d) Akses informasi yang terbuka peluang bagi media massa untuk meliput setiap proses pelayanan dapat berimplikasi pada etos kerja penyedia layanan.
2) Kendala (threat)
a) Kurangnya kesadaran para pemohon SIM untuk melakukan secara langsung pemohonan SIM mereka ke SATPAS-SATPAS SIM KOD, mereka lebih memilih melalui Biro jasa maupun dengan memanfaatkan jasa calo.
b) Tidak tersosialisasinya perubahan sistem pelayanan di SATPAS SIM KOD dengan baik.
c) Para pemohon SIM kurang memperhatikan aspek kenyamanan dan keamanan pada lingkungan SATPAS SIM KOD sehingga kurangnya umpan balik dalam meningkatkan pelayanan.
d) Tidak seluruh masyarakat sebagai pengendara kendaraan memiliki SIM, sehingga mempersulit regiden ranmor pada saat ada kecelakaan.
3. Mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 – 2000
ISO 9001 : 2000 – Quality Manajemen System ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Penerapan SMM ISO 9001”2000, sebagai standarisasi system pelayanan dan perbaikan kualitas pelayanan yang bertujuan adanya perbaikan mutu pelayanan yang diberikan SATPAS. Membangun kesamaan visi dan misi yang harus dicapai oleh SATPAS SIM KOD, sehingga waktu pelayanan, biaya, dan standarisasi formulir bukti kagiatan dapat sesuai dengan ketentuan.
Diharapkan dengan dengan adanya pelayanan sesuai dengan ISO 9001:2000, mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
4. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal.
Upaya dalam mewujudkan pelayanan SIM yang optimal di tiap SATPAS SIM KOD adalah dengan menerapkan konsep pelayanan SIM yang baik seperti :
a. Sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
1) Memenuhi syarat administrasi
2) Dikategorikan jenis SIM yang akan diambil
3) Dikategorikan pembuatan SIM: baru/perpanjangan/ peningkatan
4) Dasar pemberian sim adalah hasil ujian yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan serta bukan hasil KKN
b. Transparan
1) Sistem dan prosedur pengurusan sim jelas
2) Sistem ujian dan hasil ujian transparan dan dapat dipertanggungjawabkan
3) Biaya pengurusan sim jelas dan tidak ada bea tambahan
4) Waktu pengurusan sim jelas
a) Baru
b) Perpanjangan
c) Peningkatan ujian ulang bagi yang tidak lulus
c. Dapat dipertanggung jawabkan
d. Tidak dijadikan lahan untuk mencari keuntungan pribadi/kelompok
e. Petugas kepolisian mempunyai kemampuan di bidang lalu lintas
f. Sarana dan prasarana ujian SIM memadai
g. Sistem pelayanan yang cepat dan Birokrasi tidak berbelit-belit
h. Sistem manajemen dan mekanisme kontrol yang baik
Langkah-langkah yang dilakukan dalam optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD adalah dengan :
a. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
1) Merubah pandangan para petugas kepolisian dalam melakukan pemolisiannya (cange the mind set of police officers)
2) Melakukan pendidikan dan pelatihan kepada seluruh anggota Polri tentang pemolisian komuniti (Community Policing) secara bertahap
3) Bimbingan dan latihan terus menerus oleh pimpinan atau petugas kepolisian yang lebih senior.
4) Menanamkan (Core value) kepolisian kepada seluruh anggota kepolisian agar nilai-nilai tersebut menjadi landasan dan tindakannya sebagai petugas kepolisian
5) Membangun kepercayaan masyarakat
a) Melakukan tindakan dari hati ke hati menunjukkan bahwa tindakan petugas kepolisian memang tulus, jujur, terbuka dan bertanggung jawab untuk memberikan keamanan, menjaga keselamatan, melayani, melindungi dan membimbing masyarakat.
b) Pendidikan bagi masyarakat dengan tujuan agar masyarakat siap dan menyadari bahwa masalah SIM penting bagi keselamatan masyarakat serta Kamtibcar lantas secara berkala dan berkelanjutan.
6) Melakukan pengawasan melekat, dimana setiap kinerja anggota diawasi secara langsung pimpinan.
b. Memberikan alokasi anggaran yang cukup
Dalam meningkatkan pelayanan, dukungan anggaran tentunya sangat diperlukan guna menunjang operasional polri dalam pelaksanaan tugasnya terutama dalam bidang penerbitan SIM sebagai salah satu tugas Polri dalam registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor. Peningkatan dukungan anggaran dilakukan melalui :
1) Melakukan pengajuan pada DIPA KOD
2) Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi terkait seperti Pemerintah Daerah guna mengusulkan penggunaan APBD dalam meningkatkan pelayanan SATPAS SIM
c. Meningkatkan Sarana dan prasarana
Dukungan sarana dan prasarana perlu ditingkatkan guna mengoptimalkan pelayanan melalui dukungan sarana dan prasarana SATPAS SIM KOD, dengan melakukan upaya :
1) Melakukan perawatan berkala terhadap sarana dan prasarana yang ada
2) Melakukan pengawasan penggunaan sarana dan prasarana sehingga dapat memonitor penggunaan sarana yang ada hanya untuk melaksanakan sistem pelayanan.
d. Mengefektifkan metode pelayanan
Guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sebagai pemohon SIM, metode pelayanan terhadap pemohon SIM perlu ditingkatkan yaitu dengan:
1) Melakukan sistem SATPAS SIM keliling dengan menggunakan kendaraan sebagai sarana penunjang.
2) Melakukan penjemputan terhadap pemohon yang minta bantuan Polisi dalam perpanjangan SIM.
3) Melakukan sosialisasi terhadap birokrasi pelayanan SIM
4) Memangkas birokrasi pelayanan guna menghemat waktu pembuatan SIM
5) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penerbitan SIM
6) Memberikan kemudahan pelayanan dengan menyediakan jasa guide yang dapat membantu pemohon SIM dalam pembuatan dan perpanjangan SIM
7) Membuka jalur online hubungan telepon pada masyarakat maupun lembar umpan balik guna mengetahui kepuasan masyarakat terhadap pelayana SATPAS SIM.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
a. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD masih kurang maksimal, hal ini ditunjukan dengan tidak adanya standar waktu, belum diterapkan prosedur yang sederhana, belum adanya quality control yang jelas, dan lain sebagainya.
b. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000 adalah dengan adanya faktor internal dan eksternal yang ada. Internal yaitu dengan adanya kekuatan dan kelemahan sedangkan eksternal yaitu dengan adanya peluang dan kendala,
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000 adalah mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi adanya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
d. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal adalah dengan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia, memberikan alokasi anggaran, memberikan dukungan sarana dan prasarana yang memadai serta dengan penerapan metode yang lebih efektif.
2. Rekomendasi
a. Peningkatan prosentase alokasi penyaluran PNBP ke Polri. (guna mendukung kegiatan operasional Polri).
b. Adanya dukungan anggaran untuk sertifikasi ISO 9001:2000
c. Dibuat komitmen secara nasional perwujudan pelayanan prima sesuai standar ISO 9001:2000.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang no. 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara republic Indonesia
Surat keputusan Direktur lalulintas Polri No. pol: Skep/22/IX/2005 tanggal 22 september 2005
Divisi monitoring Kinerja pelayanan dan Penguatan Daerah (PUPD) – ICW, Konferensi Media polling Kinerja Polri Dalam pelayana pembuatan SIM.
21 Oktober, 2008
REFERENSI
OPTIMALISASI PELAYANAN SIM DITINGKAT KOD GUNA MENCAPAI STANDAR PELAYANAN PRIMA ISO 9001 – 2000 DALAM RANGKA MENINGKATKAN CITRA POLISI LALULINTAS
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Pada hakekatnya fungsi setiap Polisi dimanapun didunia ini sebenarnya ada tiga yaitu, legalitas, keadilan dan ketertiban. Kepolisian tidak boleh bertindak sewenang-wenang apalagi anti demokrasi, karena mereka dituntut untuk tanggap terhadap pendapat umum dan turut bertanggungjawab dalam mewujudkan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang demokratis. Namun disayangkan semangat perubahan menjadi lebih baik dari Polri sebagai institusi belum dibuktikan dengan tindakan konkrit dan konsekuen.Sebagai institusi penegak hukum, pelindung, pengayom dan pelayan masyarakat, instansi dan aparat kepolisian justru sering menampilkan citra buruk di masyarakat. Sehingga masyarakat cenderung apriori.
Fakta kinerja dan sistem kerja dalam tubuh kepolisian yang masih bersifat hirarkis dan otoriter, konsepsi mengenai loyalitas yang sempit dimana laporan terhadap atasan bersifat “ABS” (Asal Bapak Senang), serta penolakan terhadap nilai-nilai demokrasi (kritik dianggap pembangkangan), masih kuat dalam tubuh kepolisian. Dengan melihat struktur birokrasi dan kultur Polri, pemahaman mengenai penyimpangan kinerja maupun korupsi ditubuh Polri sebagai lembaga pelayanan publik dapat dilihat secara konprehensif. Pola dan perilaku korupsi dalam tubuh kepolisian dapat dianalisa dari proses pelayanan kinerja Polri dalam penyediaan surat-surat penting yang dibutuhkan masyarakat antara lain STNK, SIM dan pelayanan masyarakat (yanmas).
SIM dibuat atau diterbitkan sebagai upaya kepolisian untuk mengatur lalulintas di jalan raya. Dengan melakukan “seleksi” terhadap kepemilikan SIM, diharapkan pengguna kendaraan memiliki kemampuan dan pemahaman yang cukup sehingga tidak membahayakan orang lain ketika mengemudi. Kepentingan masyarakat untuk berkendara dan kewajiban kepolisian untuk menjaga ketertiban, membuat polisi harus menyediakan sebuah mekanisme pelayanan bagi masyarakat yang memerlukan SIM.
Pada tingkat KOD pelayanan SIM dilaksanakan di SATPAS SIM dimana aktivitas pelayanan mengalami pasang surut terhadap garis kerja yang ada. Pada waktu tertentu ketika diberlakukan aturan resmi efektivitas pelayanan pembuatan SIM berjalan sesuai aturan, diwaktu lain pada saat tidak ada kebijakan ketat memberlakukan aturan resmi, proses pelayanan berjalan semrawut dan kental dengan praktek per-calo-an.
Dalam Media Indonesia, 15 November 2005, terungkap adanya aktivitas calo dalam pembuatan SIM. Harga pembuatan SIM melambung jauh dari harga resmi. Sarman, 40 tahun, seorang pemohon SIM asal Jakarta Timur, mengaku membayar Rp 400 ribu untuk pembuatan SIM C miliknya dan SIM B-1 milik rekannya. Hal ini sangat berbeda dengan harga resmi sesuai aturan yang ada. Dalam Kompas, 13 April 2004, yang terjadi di Propinsi Sumatera Utara. Biaya pengurusan SIM di SATPAS SIM lingkungan Polda Sumut “mencekik leher”. Secara administratif, seharusnya biaya hanya Rp 52.500 per lembar SIM A atau B, kenyataannya mencapai Rp 170.000 sampai Rp 300.000. Hal itu bia terjadi karena ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan di luar ketentuan oleh pengurus SIM. Misalnya, “biaya komando” Rp 75.000, Kasat Lantas Rp 50.000, uang pendaftaran Rp 10.000, uang buku petunjuk Rp 10.000, biaya praktik Rp 10.000, uang tes psikologi Rp 5.000, uang tebus psikologi Rp 25.000, uang gesek nomor rangka kendaraan Rp 10.000 dan asuransi Rp 5.000. Pernyataan tersebut dikemukakan pengemudi dan pengusaha angkutan dari Medan dan Binjai yang tergabung dalam Himpunan Profesi pengemudi Indonesia (HPPI), Family Group, CV Pembangunan Semesta dan Yayasan Orang Tua Indonesia. Menurut wakil organisasi profesi tersebut, membengkakknya biaya pengurusan karena adanya permainan sindikasi antara pihak ketiga dengan oknum-oknum jajaran Polda Sumut. Hal ini diperkuat oleh Ketua dan Wakil ketua Komisi IV DPRD. Beragamnya kasus penyimpangan aktivitas pelayanan pembuatan SIM di berbagai daerah tersebut menununjukkan bahwa penyimpangan pembuatan SIM dalam tubuh kepolisian sudah sangat kronis dan sistematis. Disisi lain masyarakat pada umumnya tidak tahu informasi sesungguhnya berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk pembuatan SIM. Penyebab ketidaktahuan ini adalah :masyarakat memang tidak tahu ketentuan pembuatan SIM, atau masyarakat tahu tetapi pada berdaya, tidak memiliki keberanian untuk mempertanyakan. Fatalnya ketidaktahuan ini dimanfaatkan oleh pihak kepolisian sebagai pemegang otoritas dalam pelayanan pembuatan SIM untuk berkecenderungan memaksimalkan keuntungan.
2. Permasalahan
Dari latar belakang tersebut, permasalahan yang ada adalah : Bagaimana optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD guna mencapai standar pelayanan ISO 9001 – 2000 dalam rangka meningkatkan citra Polri?
3. Persoalan
a. Bagaimana proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD?
b. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000?
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000?
d. Bagaimana upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal?
4. Maksud dan tujuan
a. Maksud
Penulisan naskah karya kelompok ini adalah untuk memenuhi salah satu program pendidikan di Sekolah Staf dan Pimpinan Polri Pendidikan Reguler ke-47 Tahun Pendidikan 2008.
b. Tujuan
Penulisan ini diharapkan dapat mempunyai kegunaan baik secara praktis maupun teoritis yaitu:
1) Secara teoritis tulisn ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dalam mewujudkan pelayanan public secara prima dan tulisan ini juga diharapkan dapat menjadi salah satu bagi pimpinan Polri dalamupaya peningkatan pelayanan bagi masyarakat terhadap registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
2) Secara praktis penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pemberi jasa layanan public di SATPAS SIM KOD. Selain itu, penulisan ini dapat digunakan sebagai salah satu bahan dan gambaran menyangkut faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk keberhasilan didalam praktek penyelenggaraan mutu pelayanan sebagai bagian dari pelayanan publik.
5. Metode dan pendekatan
a. Metode
Metode yang digunakan pada penulisan ini adalah deskriptif empirik analisis yaitu melalui pengumpulan data melalui kajian Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku, dokumen-dokumen dan artikel lain yang mempunyai hubungan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam optimalisasi pelayanan SIM di SATPAS-SATPAS KOD.
b. Pendekatan
Pendekatan manajemen secara sistematis yang penulis gunakan dalam membahas permasalahan dan persoalan tersebut diatas adalah menggunakan pendekatan kerangka acuan penyelenggaraan pelayanan publik di SATPAS SIM KOD serta fungsi dan peranan kewenangan polri dalam registrasi dan identifikasi bkendaraan bermotor.
6. Tata urut (Sistematika)
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Pembahasan
Bab III : Penutup
7. Pengertian
ISO 9001:2000 adalah inisial badan dunia International for Standarization yang berkedudukan di Jenewa Swiss dan ISO 9001:2000 adalah suatu standar persyaratan system manajemen mutu yang diterbitkan oleh badan dunia ISO.
SATPAS SIM KOD merupakan kepanjangan dari Satuan petugas Administrasi Surat Izin Mengemudi yang berkedudukan di tingkat KOD.
Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak sipil setiap warga Negara dan penduduk atas suatu barang/jasa dan atau pelayanan administrasi yang diselenggarakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Sehingga hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan kepada masyarakat merupakan perwujudan kewajiban aparatur Negara nomor : PER/20/M.PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD
Kondisi pelayanan SIM di SATPAS SIM tingkat KOD selama ini masih kurang sesuai dengan dengan standar pelayanan publik, yakni :
a. Tidak adanya standar waktu pelayanan, sehingga waktu penyelesaian proses pelayanan tidak jelas dan bervariasi.
b. Pelayanan yang belum dilaksanakan dengan prosedur yang sederhana, mudah, cepat dan tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan. Suasana pelayanan yang belum bias menciptakan suasana aman dan nyaman bagi para pemohon pembuatan dan perpanjangan SIM.
c. Belum adanya quality control yang jelas mengenai standar pelayanan, mekanisme prosedur pelayanan baku yang masih bergantung pada inovasi dan inisiatif Direktorat lalulintas.
d. proporsional dan professional anggota yang wajib melayani dirasakan sangat kurang, sehingga bisa memberikan pelayanan yang memuaskan para pemohon SIM.
e. Belum adanya petugas pemandu bagi para pemohon SIM yang belum jelas dengan prosedur pelayanan yang sebenarnya belum terpasang di SATPAS SIM KOD yang dapat dilihat oleh pemohon SIM dalam mengikuti tahapan dan persyaratan dalam proses layanan di salah satu loket pembayaran.
f. Prosedur dan banyaknya pelayanan pada loket-loket yang selama ini berjalan mengakibatkan mekanisme birokrasi yang cukup lama dan berbelit-belit. Bukan terciptanya perampingan loket pelayanan di SATPAS SIM KOD.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 – 2000.
Upaya peningkatan mutu pelayanan prima dalam rangka perwujudan ISO 9001 : 2000 di SATPAS SIM KOD dipengaruhi oleh kondisi lingkungan yang mempunyai hubungan klausal baik yang berasal dari internal maupun eksternal SATPAS SIM KOD dalam menjalankan fungsi registrasi dan identifikasi secara keseluruhan. Pengaruh tersebut dapat berupa kekuatan (strength) dan peluang (Opportunity) maupun kelamahan (weakness) dan kendala (threat), hal tersebut meliputi :
a. Internal
1) Kekuatan (Opportunity)
a) Kebijakan nasional yang termuat didalam peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/20/M. PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik telah menggariskan beberapa prinsip standar mutu pelayanan sektor publik (public service) yang mengharuskan penerapan standar mutu pelayanan bagi sektor publik.
b) Undang-undang nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia, mensyaratkan adanya fungsi lembaga kepolisian dibidang pelayanan yakni berwenang menyelenggarakan registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
c) Dukungan dari instansi-instansi yang mengharapkan terwujudnya pelayanan prima, misalnya Bank-bank untuk membantu kemudahan bagi pemohon SIM dengan penempatan loketnya di SATPAS KOD.
d) Kesepakatan dan kesepahaman (konsensus) antar stake holders yang berada di SATPAS SIM KOD untuk meningkatkan mutu pelayanan secara prima sesuai dengan standar pelayanan.
e) Semanagat dan etos kerja di ditiap SATPAS SIM KOD yang tinggi sehingga beban kerja yang ada dapat diselesaikan dengan baik dalam rangka menyikapi perkembangan dan situasi tuntutan masyarakat.
2) Kelemahan (weakness)
a) Kualitas dan kuantitas petugas SATPAS SIM ditingkat KOD yang masih kurang.
b) Penguasaan terhadap IT (Information technology) yang sangat terbatas yang dimiliki oleh petugas SATPAS SIM ditingkat KOD.
c) Budaya kooperatif dan inovatif petugas guna mewujudkan pelayanan prima.
d) Minimnya kualifikasi pendidikan petugas dan SATPAS SIM KOD, sehingga berimplikasi pada profesionalisme dan proporsionalisme.
e) Sistem dan metode yang belum memadai untuk mewujudkan pelayanan secara prima di SATPAS SIM KOD, sistem dan metode dimaksud meliputi :
1) ISO 9001-2000
2) Publik complain
3) FIFO (Firs In Firs Out)
4) Penyederhanaan birokrasi
5) online system
6) Banking
7) Timsus
b. Eksternal
Faktor-faktor eksternal yang mendukung bagi terlaksananya perbaikan system pelayanan sehingga terwujudnya pelayanan prima yakni :
1) Peluang (Opportunity)
a) Dukungan dari pemerintah daerah dalam mewujudkan pelayanan secara prima kepada masyarakat sebagai kewajiban penjabaran prinsip-prinsip good government and good governance.
b) Dukungan politik dari lembaga legislatif daerah maupun pusat agar terwujud pelayanan berdasarkan prinsip-prinsip pelayanan yang baik dan memberi rasa kepuasan bagi masyarakat.
c) Akuntabuilitas dan transparansi didalam pelayanan publik memberikan keleluasaan bagi masyarakat untuk mengkritisi dan mengetahui sistem pelayanan. Hal ini akan memberikan dorongan unit-unityang senantiasa menjaga citra pelayanannya.
d) Akses informasi yang terbuka peluang bagi media massa untuk meliput setiap proses pelayanan dapat berimplikasi pada etos kerja penyedia layanan.
2) Kendala (threat)
a) Kurangnya kesadaran para pemohon SIM untuk melakukan secara langsung pemohonan SIM mereka ke SATPAS-SATPAS SIM KOD, mereka lebih memilih melalui Biro jasa maupun dengan memanfaatkan jasa calo.
b) Tidak tersosialisasinya perubahan sistem pelayanan di SATPAS SIM KOD dengan baik.
c) Para pemohon SIM kurang memperhatikan aspek kenyamanan dan keamanan pada lingkungan SATPAS SIM KOD sehingga kurangnya umpan balik dalam meningkatkan pelayanan.
d) Tidak seluruh masyarakat sebagai pengendara kendaraan memiliki SIM, sehingga mempersulit regiden ranmor pada saat ada kecelakaan.
3. Mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 – 2000
ISO 9001 : 2000 – Quality Manajemen System ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Penerapan SMM ISO 9001”2000, sebagai standarisasi system pelayanan dan perbaikan kualitas pelayanan yang bertujuan adanya perbaikan mutu pelayanan yang diberikan SATPAS. Membangun kesamaan visi dan misi yang harus dicapai oleh SATPAS SIM KOD, sehingga waktu pelayanan, biaya, dan standarisasi formulir bukti kagiatan dapat sesuai dengan ketentuan.
Diharapkan dengan dengan adanya pelayanan sesuai dengan ISO 9001:2000, mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
4. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal.
Upaya dalam mewujudkan pelayanan SIM yang optimal di tiap SATPAS SIM KOD adalah dengan menerapkan konsep pelayanan SIM yang baik seperti :
a. Sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
1) Memenuhi syarat administrasi
2) Dikategorikan jenis SIM yang akan diambil
3) Dikategorikan pembuatan SIM: baru/perpanjangan/ peningkatan
4) Dasar pemberian sim adalah hasil ujian yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan serta bukan hasil KKN
b. Transparan
1) Sistem dan prosedur pengurusan sim jelas
2) Sistem ujian dan hasil ujian transparan dan dapat dipertanggungjawabkan
3) Biaya pengurusan sim jelas dan tidak ada bea tambahan
4) Waktu pengurusan sim jelas
a) Baru
b) Perpanjangan
c) Peningkatan ujian ulang bagi yang tidak lulus
c. Dapat dipertanggung jawabkan
d. Tidak dijadikan lahan untuk mencari keuntungan pribadi/kelompok
e. Petugas kepolisian mempunyai kemampuan di bidang lalu lintas
f. Sarana dan prasarana ujian SIM memadai
g. Sistem pelayanan yang cepat dan Birokrasi tidak berbelit-belit
h. Sistem manajemen dan mekanisme kontrol yang baik
Langkah-langkah yang dilakukan dalam optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD adalah dengan :
a. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
1) Merubah pandangan para petugas kepolisian dalam melakukan pemolisiannya (cange the mind set of police officers)
2) Melakukan pendidikan dan pelatihan kepada seluruh anggota Polri tentang pemolisian komuniti (Community Policing) secara bertahap
3) Bimbingan dan latihan terus menerus oleh pimpinan atau petugas kepolisian yang lebih senior.
4) Menanamkan (Core value) kepolisian kepada seluruh anggota kepolisian agar nilai-nilai tersebut menjadi landasan dan tindakannya sebagai petugas kepolisian
5) Membangun kepercayaan masyarakat
a) Melakukan tindakan dari hati ke hati menunjukkan bahwa tindakan petugas kepolisian memang tulus, jujur, terbuka dan bertanggung jawab untuk memberikan keamanan, menjaga keselamatan, melayani, melindungi dan membimbing masyarakat.
b) Pendidikan bagi masyarakat dengan tujuan agar masyarakat siap dan menyadari bahwa masalah SIM penting bagi keselamatan masyarakat serta Kamtibcar lantas secara berkala dan berkelanjutan.
6) Melakukan pengawasan melekat, dimana setiap kinerja anggota diawasi secara langsung pimpinan.
b. Memberikan alokasi anggaran yang cukup
Dalam meningkatkan pelayanan, dukungan anggaran tentunya sangat diperlukan guna menunjang operasional polri dalam pelaksanaan tugasnya terutama dalam bidang penerbitan SIM sebagai salah satu tugas Polri dalam registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor. Peningkatan dukungan anggaran dilakukan melalui :
1) Melakukan pengajuan pada DIPA KOD
2) Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi terkait seperti Pemerintah Daerah guna mengusulkan penggunaan APBD dalam meningkatkan pelayanan SATPAS SIM
c. Meningkatkan Sarana dan prasarana
Dukungan sarana dan prasarana perlu ditingkatkan guna mengoptimalkan pelayanan melalui dukungan sarana dan prasarana SATPAS SIM KOD, dengan melakukan upaya :
1) Melakukan perawatan berkala terhadap sarana dan prasarana yang ada
2) Melakukan pengawasan penggunaan sarana dan prasarana sehingga dapat memonitor penggunaan sarana yang ada hanya untuk melaksanakan sistem pelayanan.
d. Mengefektifkan metode pelayanan
Guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sebagai pemohon SIM, metode pelayanan terhadap pemohon SIM perlu ditingkatkan yaitu dengan:
1) Melakukan sistem SATPAS SIM keliling dengan menggunakan kendaraan sebagai sarana penunjang.
2) Melakukan penjemputan terhadap pemohon yang minta bantuan Polisi dalam perpanjangan SIM.
3) Melakukan sosialisasi terhadap birokrasi pelayanan SIM
4) Memangkas birokrasi pelayanan guna menghemat waktu pembuatan SIM
5) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penerbitan SIM
6) Memberikan kemudahan pelayanan dengan menyediakan jasa guide yang dapat membantu pemohon SIM dalam pembuatan dan perpanjangan SIM
7) Membuka jalur online hubungan telepon pada masyarakat maupun lembar umpan balik guna mengetahui kepuasan masyarakat terhadap pelayana SATPAS SIM.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
a. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD masih kurang maksimal, hal ini ditunjukan dengan tidak adanya standar waktu, belum diterapkan prosedur yang sederhana, belum adanya quality control yang jelas, dan lain sebagainya.
b. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000 adalah dengan adanya faktor internal dan eksternal yang ada. Internal yaitu dengan adanya kekuatan dan kelemahan sedangkan eksternal yaitu dengan adanya peluang dan kendala,
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000 adalah mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi adanya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
d. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal adalah dengan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia, memberikan alokasi anggaran, memberikan dukungan sarana dan prasarana yang memadai serta dengan penerapan metode yang lebih efektif.
2. Rekomendasi
a. Peningkatan prosentase alokasi penyaluran PNBP ke Polri. (guna mendukung kegiatan operasional Polri).
b. Adanya dukungan anggaran untuk sertifikasi ISO 9001:2000
c. Dibuat komitmen secara nasional perwujudan pelayanan prima sesuai standar ISO 9001:2000.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang no. 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara republic Indonesia
Surat keputusan Direktur lalulintas Polri No. pol: Skep/22/IX/2005 tanggal 22 september 2005
Divisi monitoring Kinerja pelayanan dan Penguatan Daerah (PUPD) – ICW, Konferensi Media polling Kinerja Polri Dalam pelayana pembuatan SIM.
Oktober 21, 2008
OPTIMALISASI PELAYANAN SIM DITINGKAT KOD GUNA MENCAPAI STANDAR PELAYANAN PRIMA ISO 9001 – 2000 DALAM RANGKA MENINGKATKAN CITRA POLISI LALULINTAS
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Pada hakekatnya fungsi setiap Polisi dimanapun didunia ini sebenarnya ada tiga yaitu, legalitas, keadilan dan ketertiban. Kepolisian tidak boleh bertindak sewenang-wenang apalagi anti demokrasi, karena mereka dituntut untuk tanggap terhadap pendapat umum dan turut bertanggungjawab dalam mewujudkan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang demokratis. Namun disayangkan semangat perubahan menjadi lebih baik dari Polri sebagai institusi belum dibuktikan dengan tindakan konkrit dan konsekuen.Sebagai institusi penegak hukum, pelindung, pengayom dan pelayan masyarakat, instansi dan aparat kepolisian justru sering menampilkan citra buruk di masyarakat. Sehingga masyarakat cenderung apriori.
Fakta kinerja dan sistem kerja dalam tubuh kepolisian yang masih bersifat hirarkis dan otoriter, konsepsi mengenai loyalitas yang sempit dimana laporan terhadap atasan bersifat “ABS” (Asal Bapak Senang), serta penolakan terhadap nilai-nilai demokrasi (kritik dianggap pembangkangan), masih kuat dalam tubuh kepolisian. Dengan melihat struktur birokrasi dan kultur Polri, pemahaman mengenai penyimpangan kinerja maupun korupsi ditubuh Polri sebagai lembaga pelayanan publik dapat dilihat secara konprehensif. Pola dan perilaku korupsi dalam tubuh kepolisian dapat dianalisa dari proses pelayanan kinerja Polri dalam penyediaan surat-surat penting yang dibutuhkan masyarakat antara lain STNK, SIM dan pelayanan masyarakat (yanmas).
SIM dibuat atau diterbitkan sebagai upaya kepolisian untuk mengatur lalulintas di jalan raya. Dengan melakukan “seleksi” terhadap kepemilikan SIM, diharapkan pengguna kendaraan memiliki kemampuan dan pemahaman yang cukup sehingga tidak membahayakan orang lain ketika mengemudi. Kepentingan masyarakat untuk berkendara dan kewajiban kepolisian untuk menjaga ketertiban, membuat polisi harus menyediakan sebuah mekanisme pelayanan bagi masyarakat yang memerlukan SIM.
Pada tingkat KOD pelayanan SIM dilaksanakan di SATPAS SIM dimana aktivitas pelayanan mengalami pasang surut terhadap garis kerja yang ada. Pada waktu tertentu ketika diberlakukan aturan resmi efektivitas pelayanan pembuatan SIM berjalan sesuai aturan, diwaktu lain pada saat tidak ada kebijakan ketat memberlakukan aturan resmi, proses pelayanan berjalan semrawut dan kental dengan praktek per-calo-an.
Dalam Media Indonesia, 15 November 2005, terungkap adanya aktivitas calo dalam pembuatan SIM. Harga pembuatan SIM melambung jauh dari harga resmi. Sarman, 40 tahun, seorang pemohon SIM asal Jakarta Timur, mengaku membayar Rp 400 ribu untuk pembuatan SIM C miliknya dan SIM B-1 milik rekannya. Hal ini sangat berbeda dengan harga resmi sesuai aturan yang ada. Dalam Kompas, 13 April 2004, yang terjadi di Propinsi Sumatera Utara. Biaya pengurusan SIM di SATPAS SIM lingkungan Polda Sumut “mencekik leher”. Secara administratif, seharusnya biaya hanya Rp 52.500 per lembar SIM A atau B, kenyataannya mencapai Rp 170.000 sampai Rp 300.000. Hal itu bia terjadi karena ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan di luar ketentuan oleh pengurus SIM. Misalnya, “biaya komando” Rp 75.000, Kasat Lantas Rp 50.000, uang pendaftaran Rp 10.000, uang buku petunjuk Rp 10.000, biaya praktik Rp 10.000, uang tes psikologi Rp 5.000, uang tebus psikologi Rp 25.000, uang gesek nomor rangka kendaraan Rp 10.000 dan asuransi Rp 5.000. Pernyataan tersebut dikemukakan pengemudi dan pengusaha angkutan dari Medan dan Binjai yang tergabung dalam Himpunan Profesi pengemudi Indonesia (HPPI), Family Group, CV Pembangunan Semesta dan Yayasan Orang Tua Indonesia. Menurut wakil organisasi profesi tersebut, membengkakknya biaya pengurusan karena adanya permainan sindikasi antara pihak ketiga dengan oknum-oknum jajaran Polda Sumut. Hal ini diperkuat oleh Ketua dan Wakil ketua Komisi IV DPRD. Beragamnya kasus penyimpangan aktivitas pelayanan pembuatan SIM di berbagai daerah tersebut menununjukkan bahwa penyimpangan pembuatan SIM dalam tubuh kepolisian sudah sangat kronis dan sistematis. Disisi lain masyarakat pada umumnya tidak tahu informasi sesungguhnya berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk pembuatan SIM. Penyebab ketidaktahuan ini adalah :masyarakat memang tidak tahu ketentuan pembuatan SIM, atau masyarakat tahu tetapi pada berdaya, tidak memiliki keberanian untuk mempertanyakan. Fatalnya ketidaktahuan ini dimanfaatkan oleh pihak kepolisian sebagai pemegang otoritas dalam pelayanan pembuatan SIM untuk berkecenderungan memaksimalkan keuntungan.
2. Permasalahan
Dari latar belakang tersebut, permasalahan yang ada adalah : Bagaimana optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD guna mencapai standar pelayanan ISO 9001 – 2000 dalam rangka meningkatkan citra Polri?
3. Persoalan
a. Bagaimana proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD?
b. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000?
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000?
d. Bagaimana upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal?
4. Maksud dan tujuan
a. Maksud
Penulisan naskah karya kelompok ini adalah untuk memenuhi salah satu program pendidikan di Sekolah Staf dan Pimpinan Polri Pendidikan Reguler ke-47 Tahun Pendidikan 2008.
b. Tujuan
Penulisan ini diharapkan dapat mempunyai kegunaan baik secara praktis maupun teoritis yaitu:
1) Secara teoritis tulisn ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dalam mewujudkan pelayanan public secara prima dan tulisan ini juga diharapkan dapat menjadi salah satu bagi pimpinan Polri dalamupaya peningkatan pelayanan bagi masyarakat terhadap registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
2) Secara praktis penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pemberi jasa layanan public di SATPAS SIM KOD. Selain itu, penulisan ini dapat digunakan sebagai salah satu bahan dan gambaran menyangkut faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk keberhasilan didalam praktek penyelenggaraan mutu pelayanan sebagai bagian dari pelayanan publik.
5. Metode dan pendekatan
a. Metode
Metode yang digunakan pada penulisan ini adalah deskriptif empirik analisis yaitu melalui pengumpulan data melalui kajian Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku, dokumen-dokumen dan artikel lain yang mempunyai hubungan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam optimalisasi pelayanan SIM di SATPAS-SATPAS KOD.
b. Pendekatan
Pendekatan manajemen secara sistematis yang penulis gunakan dalam membahas permasalahan dan persoalan tersebut diatas adalah menggunakan pendekatan kerangka acuan penyelenggaraan pelayanan publik di SATPAS SIM KOD serta fungsi dan peranan kewenangan polri dalam registrasi dan identifikasi bkendaraan bermotor.
6. Tata urut (Sistematika)
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Pembahasan
Bab III : Penutup
7. Pengertian
ISO 9001:2000 adalah inisial badan dunia International for Standarization yang berkedudukan di Jenewa Swiss dan ISO 9001:2000 adalah suatu standar persyaratan system manajemen mutu yang diterbitkan oleh badan dunia ISO.
SATPAS SIM KOD merupakan kepanjangan dari Satuan petugas Administrasi Surat Izin Mengemudi yang berkedudukan di tingkat KOD.
Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak sipil setiap warga Negara dan penduduk atas suatu barang/jasa dan atau pelayanan administrasi yang diselenggarakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Sehingga hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan kepada masyarakat merupakan perwujudan kewajiban aparatur Negara nomor : PER/20/M.PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD
Kondisi pelayanan SIM di SATPAS SIM tingkat KOD selama ini masih kurang sesuai dengan dengan standar pelayanan publik, yakni :
a. Tidak adanya standar waktu pelayanan, sehingga waktu penyelesaian proses pelayanan tidak jelas dan bervariasi.
b. Pelayanan yang belum dilaksanakan dengan prosedur yang sederhana, mudah, cepat dan tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan. Suasana pelayanan yang belum bias menciptakan suasana aman dan nyaman bagi para pemohon pembuatan dan perpanjangan SIM.
c. Belum adanya quality control yang jelas mengenai standar pelayanan, mekanisme prosedur pelayanan baku yang masih bergantung pada inovasi dan inisiatif Direktorat lalulintas.
d. proporsional dan professional anggota yang wajib melayani dirasakan sangat kurang, sehingga bisa memberikan pelayanan yang memuaskan para pemohon SIM.
e. Belum adanya petugas pemandu bagi para pemohon SIM yang belum jelas dengan prosedur pelayanan yang sebenarnya belum terpasang di SATPAS SIM KOD yang dapat dilihat oleh pemohon SIM dalam mengikuti tahapan dan persyaratan dalam proses layanan di salah satu loket pembayaran.
f. Prosedur dan banyaknya pelayanan pada loket-loket yang selama ini berjalan mengakibatkan mekanisme birokrasi yang cukup lama dan berbelit-belit. Bukan terciptanya perampingan loket pelayanan di SATPAS SIM KOD.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 – 2000.
Upaya peningkatan mutu pelayanan prima dalam rangka perwujudan ISO 9001 : 2000 di SATPAS SIM KOD dipengaruhi oleh kondisi lingkungan yang mempunyai hubungan klausal baik yang berasal dari internal maupun eksternal SATPAS SIM KOD dalam menjalankan fungsi registrasi dan identifikasi secara keseluruhan. Pengaruh tersebut dapat berupa kekuatan (strength) dan peluang (Opportunity) maupun kelamahan (weakness) dan kendala (threat), hal tersebut meliputi :
a. Internal
1) Kekuatan (Opportunity)
a) Kebijakan nasional yang termuat didalam peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/20/M. PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik telah menggariskan beberapa prinsip standar mutu pelayanan sektor publik (public service) yang mengharuskan penerapan standar mutu pelayanan bagi sektor publik.
b) Undang-undang nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia, mensyaratkan adanya fungsi lembaga kepolisian dibidang pelayanan yakni berwenang menyelenggarakan registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
c) Dukungan dari instansi-instansi yang mengharapkan terwujudnya pelayanan prima, misalnya Bank-bank untuk membantu kemudahan bagi pemohon SIM dengan penempatan loketnya di SATPAS KOD.
d) Kesepakatan dan kesepahaman (konsensus) antar stake holders yang berada di SATPAS SIM KOD untuk meningkatkan mutu pelayanan secara prima sesuai dengan standar pelayanan.
e) Semanagat dan etos kerja di ditiap SATPAS SIM KOD yang tinggi sehingga beban kerja yang ada dapat diselesaikan dengan baik dalam rangka menyikapi perkembangan dan situasi tuntutan masyarakat.
2) Kelemahan (weakness)
a) Kualitas dan kuantitas petugas SATPAS SIM ditingkat KOD yang masih kurang.
b) Penguasaan terhadap IT (Information technology) yang sangat terbatas yang dimiliki oleh petugas SATPAS SIM ditingkat KOD.
c) Budaya kooperatif dan inovatif petugas guna mewujudkan pelayanan prima.
d) Minimnya kualifikasi pendidikan petugas dan SATPAS SIM KOD, sehingga berimplikasi pada profesionalisme dan proporsionalisme.
e) Sistem dan metode yang belum memadai untuk mewujudkan pelayanan secara prima di SATPAS SIM KOD, sistem dan metode dimaksud meliputi :
1) ISO 9001-2000
2) Publik complain
3) FIFO (Firs In Firs Out)
4) Penyederhanaan birokrasi
5) online system
6) Banking
7) Timsus
b. Eksternal
Faktor-faktor eksternal yang mendukung bagi terlaksananya perbaikan system pelayanan sehingga terwujudnya pelayanan prima yakni :
1) Peluang (Opportunity)
a) Dukungan dari pemerintah daerah dalam mewujudkan pelayanan secara prima kepada masyarakat sebagai kewajiban penjabaran prinsip-prinsip good government and good governance.
b) Dukungan politik dari lembaga legislatif daerah maupun pusat agar terwujud pelayanan berdasarkan prinsip-prinsip pelayanan yang baik dan memberi rasa kepuasan bagi masyarakat.
c) Akuntabuilitas dan transparansi didalam pelayanan publik memberikan keleluasaan bagi masyarakat untuk mengkritisi dan mengetahui sistem pelayanan. Hal ini akan memberikan dorongan unit-unityang senantiasa menjaga citra pelayanannya.
d) Akses informasi yang terbuka peluang bagi media massa untuk meliput setiap proses pelayanan dapat berimplikasi pada etos kerja penyedia layanan.
2) Kendala (threat)
a) Kurangnya kesadaran para pemohon SIM untuk melakukan secara langsung pemohonan SIM mereka ke SATPAS-SATPAS SIM KOD, mereka lebih memilih melalui Biro jasa maupun dengan memanfaatkan jasa calo.
b) Tidak tersosialisasinya perubahan sistem pelayanan di SATPAS SIM KOD dengan baik.
c) Para pemohon SIM kurang memperhatikan aspek kenyamanan dan keamanan pada lingkungan SATPAS SIM KOD sehingga kurangnya umpan balik dalam meningkatkan pelayanan.
d) Tidak seluruh masyarakat sebagai pengendara kendaraan memiliki SIM, sehingga mempersulit regiden ranmor pada saat ada kecelakaan.
3. Mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 – 2000
ISO 9001 : 2000 – Quality Manajemen System ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Penerapan SMM ISO 9001”2000, sebagai standarisasi system pelayanan dan perbaikan kualitas pelayanan yang bertujuan adanya perbaikan mutu pelayanan yang diberikan SATPAS. Membangun kesamaan visi dan misi yang harus dicapai oleh SATPAS SIM KOD, sehingga waktu pelayanan, biaya, dan standarisasi formulir bukti kagiatan dapat sesuai dengan ketentuan.
Diharapkan dengan dengan adanya pelayanan sesuai dengan ISO 9001:2000, mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
4. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal.
Upaya dalam mewujudkan pelayanan SIM yang optimal di tiap SATPAS SIM KOD adalah dengan menerapkan konsep pelayanan SIM yang baik seperti :
a. Sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
1) Memenuhi syarat administrasi
2) Dikategorikan jenis SIM yang akan diambil
3) Dikategorikan pembuatan SIM: baru/perpanjangan/ peningkatan
4) Dasar pemberian sim adalah hasil ujian yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan serta bukan hasil KKN
b. Transparan
1) Sistem dan prosedur pengurusan sim jelas
2) Sistem ujian dan hasil ujian transparan dan dapat dipertanggungjawabkan
3) Biaya pengurusan sim jelas dan tidak ada bea tambahan
4) Waktu pengurusan sim jelas
a) Baru
b) Perpanjangan
c) Peningkatan ujian ulang bagi yang tidak lulus
c. Dapat dipertanggung jawabkan
d. Tidak dijadikan lahan untuk mencari keuntungan pribadi/kelompok
e. Petugas kepolisian mempunyai kemampuan di bidang lalu lintas
f. Sarana dan prasarana ujian SIM memadai
g. Sistem pelayanan yang cepat dan Birokrasi tidak berbelit-belit
h. Sistem manajemen dan mekanisme kontrol yang baik
Langkah-langkah yang dilakukan dalam optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD adalah dengan :
a. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
1) Merubah pandangan para petugas kepolisian dalam melakukan pemolisiannya (cange the mind set of police officers)
2) Melakukan pendidikan dan pelatihan kepada seluruh anggota Polri tentang pemolisian komuniti (Community Policing) secara bertahap
3) Bimbingan dan latihan terus menerus oleh pimpinan atau petugas kepolisian yang lebih senior.
4) Menanamkan (Core value) kepolisian kepada seluruh anggota kepolisian agar nilai-nilai tersebut menjadi landasan dan tindakannya sebagai petugas kepolisian
5) Membangun kepercayaan masyarakat
a) Melakukan tindakan dari hati ke hati menunjukkan bahwa tindakan petugas kepolisian memang tulus, jujur, terbuka dan bertanggung jawab untuk memberikan keamanan, menjaga keselamatan, melayani, melindungi dan membimbing masyarakat.
b) Pendidikan bagi masyarakat dengan tujuan agar masyarakat siap dan menyadari bahwa masalah SIM penting bagi keselamatan masyarakat serta Kamtibcar lantas secara berkala dan berkelanjutan.
6) Melakukan pengawasan melekat, dimana setiap kinerja anggota diawasi secara langsung pimpinan.
b. Memberikan alokasi anggaran yang cukup
Dalam meningkatkan pelayanan, dukungan anggaran tentunya sangat diperlukan guna menunjang operasional polri dalam pelaksanaan tugasnya terutama dalam bidang penerbitan SIM sebagai salah satu tugas Polri dalam registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor. Peningkatan dukungan anggaran dilakukan melalui :
1) Melakukan pengajuan pada DIPA KOD
2) Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi terkait seperti Pemerintah Daerah guna mengusulkan penggunaan APBD dalam meningkatkan pelayanan SATPAS SIM
c. Meningkatkan Sarana dan prasarana
Dukungan sarana dan prasarana perlu ditingkatkan guna mengoptimalkan pelayanan melalui dukungan sarana dan prasarana SATPAS SIM KOD, dengan melakukan upaya :
1) Melakukan perawatan berkala terhadap sarana dan prasarana yang ada
2) Melakukan pengawasan penggunaan sarana dan prasarana sehingga dapat memonitor penggunaan sarana yang ada hanya untuk melaksanakan sistem pelayanan.
d. Mengefektifkan metode pelayanan
Guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sebagai pemohon SIM, metode pelayanan terhadap pemohon SIM perlu ditingkatkan yaitu dengan:
1) Melakukan sistem SATPAS SIM keliling dengan menggunakan kendaraan sebagai sarana penunjang.
2) Melakukan penjemputan terhadap pemohon yang minta bantuan Polisi dalam perpanjangan SIM.
3) Melakukan sosialisasi terhadap birokrasi pelayanan SIM
4) Memangkas birokrasi pelayanan guna menghemat waktu pembuatan SIM
5) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penerbitan SIM
6) Memberikan kemudahan pelayanan dengan menyediakan jasa guide yang dapat membantu pemohon SIM dalam pembuatan dan perpanjangan SIM
7) Membuka jalur online hubungan telepon pada masyarakat maupun lembar umpan balik guna mengetahui kepuasan masyarakat terhadap pelayana SATPAS SIM.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
a. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD masih kurang maksimal, hal ini ditunjukan dengan tidak adanya standar waktu, belum diterapkan prosedur yang sederhana, belum adanya quality control yang jelas, dan lain sebagainya.
b. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000 adalah dengan adanya faktor internal dan eksternal yang ada. Internal yaitu dengan adanya kekuatan dan kelemahan sedangkan eksternal yaitu dengan adanya peluang dan kendala,
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000 adalah mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi adanya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
d. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal adalah dengan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia, memberikan alokasi anggaran, memberikan dukungan sarana dan prasarana yang memadai serta dengan penerapan metode yang lebih efektif.
2. Rekomendasi
a. Peningkatan prosentase alokasi penyaluran PNBP ke Polri. (guna mendukung kegiatan operasional Polri).
b. Adanya dukungan anggaran untuk sertifikasi ISO 9001:2000
c. Dibuat komitmen secara nasional perwujudan pelayanan prima sesuai standar ISO 9001:2000.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang no. 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara republic Indonesia
Surat keputusan Direktur lalulintas Polri No. pol: Skep/22/IX/2005 tanggal 22 september 2005
Divisi monitoring Kinerja pelayanan dan Penguatan Daerah (PUPD) – ICW, Konferensi Media polling Kinerja Polri Dalam pelayana pembuatan SIM.
Oktober 21, 2008
OPTIMALISASI PELAYANAN SIM DITINGKAT KOD GUNA MENCAPAI STANDAR PELAYANAN PRIMA ISO 9001 – 2000 DALAM RANGKA MENINGKATKAN CITRA POLISI LALULINTAS
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Pada hakekatnya fungsi setiap Polisi dimanapun didunia ini sebenarnya ada tiga yaitu, legalitas, keadilan dan ketertiban. Kepolisian tidak boleh bertindak sewenang-wenang apalagi anti demokrasi, karena mereka dituntut untuk tanggap terhadap pendapat umum dan turut bertanggungjawab dalam mewujudkan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang demokratis. Namun disayangkan semangat perubahan menjadi lebih baik dari Polri sebagai institusi belum dibuktikan dengan tindakan konkrit dan konsekuen.Sebagai institusi penegak hukum, pelindung, pengayom dan pelayan masyarakat, instansi dan aparat kepolisian justru sering menampilkan citra buruk di masyarakat. Sehingga masyarakat cenderung apriori.
Fakta kinerja dan sistem kerja dalam tubuh kepolisian yang masih bersifat hirarkis dan otoriter, konsepsi mengenai loyalitas yang sempit dimana laporan terhadap atasan bersifat “ABS” (Asal Bapak Senang), serta penolakan terhadap nilai-nilai demokrasi (kritik dianggap pembangkangan), masih kuat dalam tubuh kepolisian. Dengan melihat struktur birokrasi dan kultur Polri, pemahaman mengenai penyimpangan kinerja maupun korupsi ditubuh Polri sebagai lembaga pelayanan publik dapat dilihat secara konprehensif. Pola dan perilaku korupsi dalam tubuh kepolisian dapat dianalisa dari proses pelayanan kinerja Polri dalam penyediaan surat-surat penting yang dibutuhkan masyarakat antara lain STNK, SIM dan pelayanan masyarakat (yanmas).
SIM dibuat atau diterbitkan sebagai upaya kepolisian untuk mengatur lalulintas di jalan raya. Dengan melakukan “seleksi” terhadap kepemilikan SIM, diharapkan pengguna kendaraan memiliki kemampuan dan pemahaman yang cukup sehingga tidak membahayakan orang lain ketika mengemudi. Kepentingan masyarakat untuk berkendara dan kewajiban kepolisian untuk menjaga ketertiban, membuat polisi harus menyediakan sebuah mekanisme pelayanan bagi masyarakat yang memerlukan SIM.
Pada tingkat KOD pelayanan SIM dilaksanakan di SATPAS SIM dimana aktivitas pelayanan mengalami pasang surut terhadap garis kerja yang ada. Pada waktu tertentu ketika diberlakukan aturan resmi efektivitas pelayanan pembuatan SIM berjalan sesuai aturan, diwaktu lain pada saat tidak ada kebijakan ketat memberlakukan aturan resmi, proses pelayanan berjalan semrawut dan kental dengan praktek per-calo-an.
Dalam Media Indonesia, 15 November 2005, terungkap adanya aktivitas calo dalam pembuatan SIM. Harga pembuatan SIM melambung jauh dari harga resmi. Sarman, 40 tahun, seorang pemohon SIM asal Jakarta Timur, mengaku membayar Rp 400 ribu untuk pembuatan SIM C miliknya dan SIM B-1 milik rekannya. Hal ini sangat berbeda dengan harga resmi sesuai aturan yang ada. Dalam Kompas, 13 April 2004, yang terjadi di Propinsi Sumatera Utara. Biaya pengurusan SIM di SATPAS SIM lingkungan Polda Sumut “mencekik leher”. Secara administratif, seharusnya biaya hanya Rp 52.500 per lembar SIM A atau B, kenyataannya mencapai Rp 170.000 sampai Rp 300.000. Hal itu bia terjadi karena ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan di luar ketentuan oleh pengurus SIM. Misalnya, “biaya komando” Rp 75.000, Kasat Lantas Rp 50.000, uang pendaftaran Rp 10.000, uang buku petunjuk Rp 10.000, biaya praktik Rp 10.000, uang tes psikologi Rp 5.000, uang tebus psikologi Rp 25.000, uang gesek nomor rangka kendaraan Rp 10.000 dan asuransi Rp 5.000. Pernyataan tersebut dikemukakan pengemudi dan pengusaha angkutan dari Medan dan Binjai yang tergabung dalam Himpunan Profesi pengemudi Indonesia (HPPI), Family Group, CV Pembangunan Semesta dan Yayasan Orang Tua Indonesia. Menurut wakil organisasi profesi tersebut, membengkakknya biaya pengurusan karena adanya permainan sindikasi antara pihak ketiga dengan oknum-oknum jajaran Polda Sumut. Hal ini diperkuat oleh Ketua dan Wakil ketua Komisi IV DPRD. Beragamnya kasus penyimpangan aktivitas pelayanan pembuatan SIM di berbagai daerah tersebut menununjukkan bahwa penyimpangan pembuatan SIM dalam tubuh kepolisian sudah sangat kronis dan sistematis. Disisi lain masyarakat pada umumnya tidak tahu informasi sesungguhnya berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk pembuatan SIM. Penyebab ketidaktahuan ini adalah :masyarakat memang tidak tahu ketentuan pembuatan SIM, atau masyarakat tahu tetapi pada berdaya, tidak memiliki keberanian untuk mempertanyakan. Fatalnya ketidaktahuan ini dimanfaatkan oleh pihak kepolisian sebagai pemegang otoritas dalam pelayanan pembuatan SIM untuk berkecenderungan memaksimalkan keuntungan.
2. Permasalahan
Dari latar belakang tersebut, permasalahan yang ada adalah : Bagaimana optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD guna mencapai standar pelayanan ISO 9001 – 2000 dalam rangka meningkatkan citra Polri?
3. Persoalan
a. Bagaimana proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD?
b. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000?
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000?
d. Bagaimana upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal?
4. Maksud dan tujuan
a. Maksud
Penulisan naskah karya kelompok ini adalah untuk memenuhi salah satu program pendidikan di Sekolah Staf dan Pimpinan Polri Pendidikan Reguler ke-47 Tahun Pendidikan 2008.
b. Tujuan
Penulisan ini diharapkan dapat mempunyai kegunaan baik secara praktis maupun teoritis yaitu:
1) Secara teoritis tulisn ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan dalam mewujudkan pelayanan public secara prima dan tulisan ini juga diharapkan dapat menjadi salah satu bagi pimpinan Polri dalamupaya peningkatan pelayanan bagi masyarakat terhadap registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
2) Secara praktis penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi pemberi jasa layanan public di SATPAS SIM KOD. Selain itu, penulisan ini dapat digunakan sebagai salah satu bahan dan gambaran menyangkut faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk keberhasilan didalam praktek penyelenggaraan mutu pelayanan sebagai bagian dari pelayanan publik.
5. Metode dan pendekatan
a. Metode
Metode yang digunakan pada penulisan ini adalah deskriptif empirik analisis yaitu melalui pengumpulan data melalui kajian Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku, dokumen-dokumen dan artikel lain yang mempunyai hubungan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam optimalisasi pelayanan SIM di SATPAS-SATPAS KOD.
b. Pendekatan
Pendekatan manajemen secara sistematis yang penulis gunakan dalam membahas permasalahan dan persoalan tersebut diatas adalah menggunakan pendekatan kerangka acuan penyelenggaraan pelayanan publik di SATPAS SIM KOD serta fungsi dan peranan kewenangan polri dalam registrasi dan identifikasi bkendaraan bermotor.
6. Tata urut (Sistematika)
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Pembahasan
Bab III : Penutup
7. Pengertian
ISO 9001:2000 adalah inisial badan dunia International for Standarization yang berkedudukan di Jenewa Swiss dan ISO 9001:2000 adalah suatu standar persyaratan system manajemen mutu yang diterbitkan oleh badan dunia ISO.
SATPAS SIM KOD merupakan kepanjangan dari Satuan petugas Administrasi Surat Izin Mengemudi yang berkedudukan di tingkat KOD.
Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak sipil setiap warga Negara dan penduduk atas suatu barang/jasa dan atau pelayanan administrasi yang diselenggarakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Sehingga hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan kepada masyarakat merupakan perwujudan kewajiban aparatur Negara nomor : PER/20/M.PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD
Kondisi pelayanan SIM di SATPAS SIM tingkat KOD selama ini masih kurang sesuai dengan dengan standar pelayanan publik, yakni :
a. Tidak adanya standar waktu pelayanan, sehingga waktu penyelesaian proses pelayanan tidak jelas dan bervariasi.
b. Pelayanan yang belum dilaksanakan dengan prosedur yang sederhana, mudah, cepat dan tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang membutuhkan pelayanan. Suasana pelayanan yang belum bias menciptakan suasana aman dan nyaman bagi para pemohon pembuatan dan perpanjangan SIM.
c. Belum adanya quality control yang jelas mengenai standar pelayanan, mekanisme prosedur pelayanan baku yang masih bergantung pada inovasi dan inisiatif Direktorat lalulintas.
d. proporsional dan professional anggota yang wajib melayani dirasakan sangat kurang, sehingga bisa memberikan pelayanan yang memuaskan para pemohon SIM.
e. Belum adanya petugas pemandu bagi para pemohon SIM yang belum jelas dengan prosedur pelayanan yang sebenarnya belum terpasang di SATPAS SIM KOD yang dapat dilihat oleh pemohon SIM dalam mengikuti tahapan dan persyaratan dalam proses layanan di salah satu loket pembayaran.
f. Prosedur dan banyaknya pelayanan pada loket-loket yang selama ini berjalan mengakibatkan mekanisme birokrasi yang cukup lama dan berbelit-belit. Bukan terciptanya perampingan loket pelayanan di SATPAS SIM KOD.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 – 2000.
Upaya peningkatan mutu pelayanan prima dalam rangka perwujudan ISO 9001 : 2000 di SATPAS SIM KOD dipengaruhi oleh kondisi lingkungan yang mempunyai hubungan klausal baik yang berasal dari internal maupun eksternal SATPAS SIM KOD dalam menjalankan fungsi registrasi dan identifikasi secara keseluruhan. Pengaruh tersebut dapat berupa kekuatan (strength) dan peluang (Opportunity) maupun kelamahan (weakness) dan kendala (threat), hal tersebut meliputi :
a. Internal
1) Kekuatan (Opportunity)
a) Kebijakan nasional yang termuat didalam peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/20/M. PAN/04/2006 tentang pedoman penyusunan standar pelayanan publik telah menggariskan beberapa prinsip standar mutu pelayanan sektor publik (public service) yang mengharuskan penerapan standar mutu pelayanan bagi sektor publik.
b) Undang-undang nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia, mensyaratkan adanya fungsi lembaga kepolisian dibidang pelayanan yakni berwenang menyelenggarakan registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor.
c) Dukungan dari instansi-instansi yang mengharapkan terwujudnya pelayanan prima, misalnya Bank-bank untuk membantu kemudahan bagi pemohon SIM dengan penempatan loketnya di SATPAS KOD.
d) Kesepakatan dan kesepahaman (konsensus) antar stake holders yang berada di SATPAS SIM KOD untuk meningkatkan mutu pelayanan secara prima sesuai dengan standar pelayanan.
e) Semanagat dan etos kerja di ditiap SATPAS SIM KOD yang tinggi sehingga beban kerja yang ada dapat diselesaikan dengan baik dalam rangka menyikapi perkembangan dan situasi tuntutan masyarakat.
2) Kelemahan (weakness)
a) Kualitas dan kuantitas petugas SATPAS SIM ditingkat KOD yang masih kurang.
b) Penguasaan terhadap IT (Information technology) yang sangat terbatas yang dimiliki oleh petugas SATPAS SIM ditingkat KOD.
c) Budaya kooperatif dan inovatif petugas guna mewujudkan pelayanan prima.
d) Minimnya kualifikasi pendidikan petugas dan SATPAS SIM KOD, sehingga berimplikasi pada profesionalisme dan proporsionalisme.
e) Sistem dan metode yang belum memadai untuk mewujudkan pelayanan secara prima di SATPAS SIM KOD, sistem dan metode dimaksud meliputi :
1) ISO 9001-2000
2) Publik complain
3) FIFO (Firs In Firs Out)
4) Penyederhanaan birokrasi
5) online system
6) Banking
7) Timsus
b. Eksternal
Faktor-faktor eksternal yang mendukung bagi terlaksananya perbaikan system pelayanan sehingga terwujudnya pelayanan prima yakni :
1) Peluang (Opportunity)
a) Dukungan dari pemerintah daerah dalam mewujudkan pelayanan secara prima kepada masyarakat sebagai kewajiban penjabaran prinsip-prinsip good government and good governance.
b) Dukungan politik dari lembaga legislatif daerah maupun pusat agar terwujud pelayanan berdasarkan prinsip-prinsip pelayanan yang baik dan memberi rasa kepuasan bagi masyarakat.
c) Akuntabuilitas dan transparansi didalam pelayanan publik memberikan keleluasaan bagi masyarakat untuk mengkritisi dan mengetahui sistem pelayanan. Hal ini akan memberikan dorongan unit-unityang senantiasa menjaga citra pelayanannya.
d) Akses informasi yang terbuka peluang bagi media massa untuk meliput setiap proses pelayanan dapat berimplikasi pada etos kerja penyedia layanan.
2) Kendala (threat)
a) Kurangnya kesadaran para pemohon SIM untuk melakukan secara langsung pemohonan SIM mereka ke SATPAS-SATPAS SIM KOD, mereka lebih memilih melalui Biro jasa maupun dengan memanfaatkan jasa calo.
b) Tidak tersosialisasinya perubahan sistem pelayanan di SATPAS SIM KOD dengan baik.
c) Para pemohon SIM kurang memperhatikan aspek kenyamanan dan keamanan pada lingkungan SATPAS SIM KOD sehingga kurangnya umpan balik dalam meningkatkan pelayanan.
d) Tidak seluruh masyarakat sebagai pengendara kendaraan memiliki SIM, sehingga mempersulit regiden ranmor pada saat ada kecelakaan.
3. Mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 – 2000
ISO 9001 : 2000 – Quality Manajemen System ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Penerapan SMM ISO 9001”2000, sebagai standarisasi system pelayanan dan perbaikan kualitas pelayanan yang bertujuan adanya perbaikan mutu pelayanan yang diberikan SATPAS. Membangun kesamaan visi dan misi yang harus dicapai oleh SATPAS SIM KOD, sehingga waktu pelayanan, biaya, dan standarisasi formulir bukti kagiatan dapat sesuai dengan ketentuan.
Diharapkan dengan dengan adanya pelayanan sesuai dengan ISO 9001:2000, mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
4. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal.
Upaya dalam mewujudkan pelayanan SIM yang optimal di tiap SATPAS SIM KOD adalah dengan menerapkan konsep pelayanan SIM yang baik seperti :
a. Sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
1) Memenuhi syarat administrasi
2) Dikategorikan jenis SIM yang akan diambil
3) Dikategorikan pembuatan SIM: baru/perpanjangan/ peningkatan
4) Dasar pemberian sim adalah hasil ujian yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan serta bukan hasil KKN
b. Transparan
1) Sistem dan prosedur pengurusan sim jelas
2) Sistem ujian dan hasil ujian transparan dan dapat dipertanggungjawabkan
3) Biaya pengurusan sim jelas dan tidak ada bea tambahan
4) Waktu pengurusan sim jelas
a) Baru
b) Perpanjangan
c) Peningkatan ujian ulang bagi yang tidak lulus
c. Dapat dipertanggung jawabkan
d. Tidak dijadikan lahan untuk mencari keuntungan pribadi/kelompok
e. Petugas kepolisian mempunyai kemampuan di bidang lalu lintas
f. Sarana dan prasarana ujian SIM memadai
g. Sistem pelayanan yang cepat dan Birokrasi tidak berbelit-belit
h. Sistem manajemen dan mekanisme kontrol yang baik
Langkah-langkah yang dilakukan dalam optimalisasi pelayanan SIM ditingkat KOD adalah dengan :
a. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
1) Merubah pandangan para petugas kepolisian dalam melakukan pemolisiannya (cange the mind set of police officers)
2) Melakukan pendidikan dan pelatihan kepada seluruh anggota Polri tentang pemolisian komuniti (Community Policing) secara bertahap
3) Bimbingan dan latihan terus menerus oleh pimpinan atau petugas kepolisian yang lebih senior.
4) Menanamkan (Core value) kepolisian kepada seluruh anggota kepolisian agar nilai-nilai tersebut menjadi landasan dan tindakannya sebagai petugas kepolisian
5) Membangun kepercayaan masyarakat
a) Melakukan tindakan dari hati ke hati menunjukkan bahwa tindakan petugas kepolisian memang tulus, jujur, terbuka dan bertanggung jawab untuk memberikan keamanan, menjaga keselamatan, melayani, melindungi dan membimbing masyarakat.
b) Pendidikan bagi masyarakat dengan tujuan agar masyarakat siap dan menyadari bahwa masalah SIM penting bagi keselamatan masyarakat serta Kamtibcar lantas secara berkala dan berkelanjutan.
6) Melakukan pengawasan melekat, dimana setiap kinerja anggota diawasi secara langsung pimpinan.
b. Memberikan alokasi anggaran yang cukup
Dalam meningkatkan pelayanan, dukungan anggaran tentunya sangat diperlukan guna menunjang operasional polri dalam pelaksanaan tugasnya terutama dalam bidang penerbitan SIM sebagai salah satu tugas Polri dalam registrasi dan identifikasi kendaraan bermotor. Peningkatan dukungan anggaran dilakukan melalui :
1) Melakukan pengajuan pada DIPA KOD
2) Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi terkait seperti Pemerintah Daerah guna mengusulkan penggunaan APBD dalam meningkatkan pelayanan SATPAS SIM
c. Meningkatkan Sarana dan prasarana
Dukungan sarana dan prasarana perlu ditingkatkan guna mengoptimalkan pelayanan melalui dukungan sarana dan prasarana SATPAS SIM KOD, dengan melakukan upaya :
1) Melakukan perawatan berkala terhadap sarana dan prasarana yang ada
2) Melakukan pengawasan penggunaan sarana dan prasarana sehingga dapat memonitor penggunaan sarana yang ada hanya untuk melaksanakan sistem pelayanan.
d. Mengefektifkan metode pelayanan
Guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sebagai pemohon SIM, metode pelayanan terhadap pemohon SIM perlu ditingkatkan yaitu dengan:
1) Melakukan sistem SATPAS SIM keliling dengan menggunakan kendaraan sebagai sarana penunjang.
2) Melakukan penjemputan terhadap pemohon yang minta bantuan Polisi dalam perpanjangan SIM.
3) Melakukan sosialisasi terhadap birokrasi pelayanan SIM
4) Memangkas birokrasi pelayanan guna menghemat waktu pembuatan SIM
5) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam penerbitan SIM
6) Memberikan kemudahan pelayanan dengan menyediakan jasa guide yang dapat membantu pemohon SIM dalam pembuatan dan perpanjangan SIM
7) Membuka jalur online hubungan telepon pada masyarakat maupun lembar umpan balik guna mengetahui kepuasan masyarakat terhadap pelayana SATPAS SIM.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
a. Proses pelayanan SIM yang telah berjalan selama ini ditingkat KOD masih kurang maksimal, hal ini ditunjukan dengan tidak adanya standar waktu, belum diterapkan prosedur yang sederhana, belum adanya quality control yang jelas, dan lain sebagainya.
b. Faktor-faktor yang mempengaruhi perwujudan pelayanan prima ISO 9001 : 2000 adalah dengan adanya faktor internal dan eksternal yang ada. Internal yaitu dengan adanya kekuatan dan kelemahan sedangkan eksternal yaitu dengan adanya peluang dan kendala,
c. Bagaimana mekanisme pelayanan publik yang diharapkan sesuai ISO 9001 : 2000 adalah mekanisme pemberian pelayanan prima kepada masyarakat dapat memenuhi adanya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan SATPAS SIM KOD, sehingga dapat meningkatkan citra Polisi lalulintas.
d. Upaya-upaya untuk mewujudkan pelayanan SIM yang optimal adalah dengan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia, memberikan alokasi anggaran, memberikan dukungan sarana dan prasarana yang memadai serta dengan penerapan metode yang lebih efektif.
2. Rekomendasi
a. Peningkatan prosentase alokasi penyaluran PNBP ke Polri. (guna mendukung kegiatan operasional Polri).
b. Adanya dukungan anggaran untuk sertifikasi ISO 9001:2000
c. Dibuat komitmen secara nasional perwujudan pelayanan prima sesuai standar ISO 9001:2000.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang no. 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara republic Indonesia
Surat keputusan Direktur lalulintas Polri No. pol: Skep/22/IX/2005 tanggal 22 september 2005
Divisi monitoring Kinerja pelayanan dan Penguatan Daerah (PUPD) – ICW, Konferensi Media polling Kinerja Polri Dalam pelayana pembuatan SIM.
Langganan:
Postingan (Atom)
